يُعد SharePoint أحد أهم مكونات منظومة Microsoft 365 داخل المؤسسات،
لأنه يجمع بين إدارة الملفات والتعاون وبناء المواقع الداخلية (Intranet) تحت منصة واحدة.
عمليًا، SharePoint لا يقتصر على “تخزين ملفات”، بل يقدم طبقة كاملة لإدارة المحتوى تشمل:
الصلاحيات، وسجل التعديلات (Versioning)، والمشاركة الداخلية والخارجية، والبحث، والامتثال.
كثير من المشاكل تبدأ عندما يتم استخدام SharePoint كبديل مباشر لـ File Server فقط (مجلدات عميقة وصلاحيات متفرقة)،
بينما النجاح الحقيقي يأتي من تصميم منطقي للمواقع والمكتبات، وتطبيق حوكمة واضحة (Governance) وإدارة صلاحيات منظمة.
في هذا المقال نقدم مرجعًا مبسطًا بأسلوب الأسئلة والأجوبة (Q&A)
يشرح المفاهيم الأساسية بشكل عملي وواضح يناسب مسؤولي الأنظمة والمهندسين وكذلك من يستعدون للمقابلات التقنية.
🧭 SharePoint – Architecture & Core Concepts
تمثل البنية الأساسية والمفاهيم الجوهرية لـ SharePoint الأساس الذي يُبنى عليه أي تصميم ناجح أو إدارة صحيحة للمنصة. فهم هذه المفاهيم يقلل من الأخطاء الشائعة مثل الفوضى في الصلاحيات، تكرار المحتوى، أو سوء تنظيم الملفات والمواقع.
🧩 السؤال 1: ما هو SharePoint؟
SharePoint منصة من Microsoft تُستخدم لتخزين المحتوى وإدارته بشكل مركزي داخل المؤسسة، مع دعم التعاون والصلاحيات والامتثال. هو المكان الطبيعي لملفات الأقسام والمشاريع، وبوابة الأخبار والسياسات والنماذج داخل الـ Intranet.
- تخزين الملفات بشكل مركزي
- التعاون بين المستخدمين (تحرير مشترك)
- إدارة الصلاحيات والمشاركة
- إنشاء مواقع داخلية (Intranet)
- مشاركة المحتوى داخل المؤسسة وخارجها بضوابط
🧩 السؤال 2: ما الفرق بين SharePoint و File Server؟
الاختلاف ليس في مكان التخزين فقط، بل في “طريقة الإدارة”. File Server يعتمد على مجلدات وNTFS، بينما SharePoint يضيف طبقة تعاون وحوكمة (إصدارات، مشاركة، بحث، امتثال).
- File Server: تخزين ملفات + NTFS Permissions، تعاون محدود، إدارة نسخ أقل نضجًا.
- SharePoint: تخزين + تعاون + Versioning + مشاركة + بحث + امتثال + حوكمة.
✔ File Server = تخزين
✔ SharePoint = تخزين + تعاون + حوكمة
🧩 السؤال 3: ما الفرق بين SharePoint Online و SharePoint Server؟
SharePoint Online خدمة سحابية ضمن Microsoft 365؛ Microsoft تدير السيرفرات والتحديثات والتوافر.
SharePoint Server (On-Prem) يتم تثبيته داخل المؤسسة؛ أنت تدير البنية والتحديثات والنسخ الاحتياطي والتوسع.
🧩 السؤال 4: ما هو Microsoft 365 Tenant؟
الـ Tenant هو “حد المؤسسة” داخل Microsoft 365: حسابات المستخدمين، التراخيص، السياسات، والخدمات السحابية. إعدادات مشاركة SharePoint وسياسات الأمان العامة تبدأ غالبًا من مستوى الـ Tenant.
- SharePoint
- Exchange Online
- Teams
- OneDrive
- Entra ID (Azure AD)
🧩 السؤال 5: ما الفرق بين Site و Site Collection؟
Site Collection تعتبر “حاوية إدارية” مستقلة (حدود إدارة/إعدادات/مستوى تحكم). Site هو موقع داخلها غالبًا يرث الصلاحيات والتنقل.
- Site Collection: إعدادات مستقلة، نطاق إدارة واضح، حد تنظيمي/إداري.
- Site: موقع ضمن Site Collection، يمكن أن يرث الصلاحيات أو تُكسر وراثته حسب الحاجة.
🧩 السؤال 6: ما هو Hub Site؟
Hub Site هو “مركز تجميع” يربط عدة مواقع (Sites) تحت هوية وتنقل موحدين. يستخدم كثيرًا في الجامعات لربط مواقع الكليات أو الإدارات ضمن بوابة واحدة.
🧩 السؤال 7: ما الفرق بين Subsite و Site مستقل؟
Subsite يتبع موقعًا أب ويعتمد عليه في التنقل/الهيكلة، بينما Site مستقل إدارةُه أوضح ويعطي مرونة أعلى.
في SharePoint الحديث يُفضل “Flat Architecture” لتقليل التعقيد.
✔ في SharePoint الحديث يُفضل استخدام Sites مستقلة (Flat Architecture).
🧩 السؤال 8: ما هو Modern SharePoint؟
Modern هو واجهة وتجربة استخدام حديثة مبنية لتكامل أفضل مع Microsoft 365، وتتميز بسهولة بناء الصفحات، أداء أعلى، وتوافق أفضل مع الجوال.
- أداء أفضل
- تجربة مستخدم حديثة
- تكامل مع Teams وPower Platform
🧩 السؤال 9: ما الفرق بين Modern و Classic SharePoint؟
Classic هو الشكل القديم (تخصيصات وواجهة قديمة)، بينما Modern هو الموصى به حاليًا لأنه أبسط وأسرع وأكثر تكاملًا. غالبًا تُبقي المؤسسات Classic فقط عند وجود حلول قديمة لم يتم تحديثها.
🧩 السؤال 10: كيف ترتبط SharePoint بباقي خدمات Microsoft 365؟
SharePoint هو طبقة التخزين والتعاون الأساسية للفرق، وكثير من خدمات Microsoft 365 “تجلس فوقه” أو تتكامل معه. مثال: ملفات Teams تُخزن في SharePoint، وOneDrive يزامن نفس المحتوى للمستخدمين.
- Teams (الملفات)
- OneDrive (المزامنة)
- Power Automate (الأتمتة)
- Power Apps (النماذج)
🧭 SharePoint – Sites Types & User Experience
بعد فهم الأساسيات، تأتي مرحلة اختيار نوع الموقع وتجربة المستخدم. اختيار نوع خاطئ (مثل استخدام Team Site للنشر العام) يسبب فوضى في الصلاحيات والمحتوى ويضعف تجربة الموظفين.
🧩 السؤال 11: ما هو Team Site؟
Team Site هو موقع تعاون “تشغيلي” للفريق (قسم/مشروع). الهدف: تحرير ملفات، متابعة عمل، مشاركة يومية. غالبًا يرتبط بـ Microsoft 365 Group لتسهيل إدارة الأعضاء والتكامل مع Teams.
🧩 السؤال 12: ما هو Communication Site؟
Communication Site مخصص للنشر: أخبار، تعاميم، سياسات، صفحات تعريفية. يكون عدد المحررين محدودًا بينما عدد القراء كبير.
🧩 السؤال 13: متى تستخدم Team Site؟
- عندما تحتاج تعاون مستمر وتحرير مشترك للملفات
- عندما تريد تكامل مباشر مع Microsoft Teams
- عندما يكون المحتوى “تشغيلي” وليس للنشر العام
🧩 السؤال 14: متى تستخدم Communication Site؟
- عند نشر محتوى رسمي للمؤسسة أو إدارة
- عندما تريد صلاحيات تحرير قليلة
- عندما يكون الهدف “قراءة” أكثر من “تعديل”
🧩 السؤال 15: ما الفرق بين Site مرتبط بـ Microsoft 365 Group وغير مرتبط؟
الموقع المرتبط بـ Group يجعل إدارة الأعضاء مركزية (Owners/Members) ويتكامل تلقائيًا مع Teams/Planner/Outlook. غير المرتبط يعطي تحكمًا أدق في الصلاحيات دون إنشاء Group إضافي.
🧩 السؤال 16: ما هو Home Site؟
Home Site هو “واجهة المؤسسة” (Intranet Home). عادة يحتوي على الأخبار والروابط والسياسات والخدمات الأساسية. الهدف: نقطة دخول واحدة واضحة لكل الموظفين.
🧩 السؤال 17: ما هو Hub Site؟
Hub Site يربط عدة مواقع تحت تنقل وهوية واحدة (Branding/Navigation/Search scope). مفيد لتجميع مواقع متشابهة مثل “مواقع الكليات” أو “مواقع الإدارات”.
🧩 السؤال 18: ما فائدة Hub Navigation؟
Hub Navigation يوحّد التنقل بين المواقع المرتبطة، ويقلل ضياع المستخدم بين روابط متفرقة. هذا مهم جدًا في المؤسسات الكبيرة.
🧩 السؤال 19: ما هي Web Parts؟
Web Parts هي “مكونات جاهزة” تبني بها صفحات Modern (روابط، أخبار، مكتبات، نصوص، صور). بدل البرمجة، تقوم بتجميع الصفحة عبر Web Parts.
🧩 السؤال 20: ما الفرق بين Page و News؟
Page صفحة ثابتة (تعريف قسم/سياسة/إجراءات). News محتوى إخباري يظهر ضمن تجميع الأخبار ويمكن إبرازه وإرساله كتنبيه للمستخدمين.
🧭 SharePoint – Libraries & Lists (إدارة المحتوى والبيانات)
نجاح SharePoint يعتمد على تنظيم المحتوى: ما الذي يُخزن كملفات (Libraries) وما الذي يُخزن كبيانات (Lists)، وكيف نستخدم Metadata وViews لتسهيل البحث والحوكمة بدل الاعتماد على مجلدات عميقة.
🧩 السؤال 21: ما هي Document Library؟
Document Library هي “حاوية ملفات” داخل الموقع. تتميز بأنها تدعم الإصدارات، الصلاحيات، الأعمدة، والتعاون على الملفات. غالبًا يكون لكل قسم أو نوع وثائق مكتبة مناسبة بدل تجميع كل شيء في مكان واحد.
🧩 السؤال 22: ما هي SharePoint List؟
List هي “جدول بيانات” منظم (حقول/عناصر) مناسب للطلبات والمتابعة والسجلات. غالبًا تُستخدم مع Power Apps (واجهة إدخال) وPower Automate (موافقات/إشعارات).
🧩 السؤال 23: ما الفرق بين Library و List؟
Library للملفات (مستندات)، List للبيانات (عناصر). استخدام List لتخزين ملفات كحل بديل عادة يكون غير مناسب.
🧩 السؤال 24: ما الفرق بين Folder و Metadata؟
Folder تقسيم “مكاني” يفرض مسارًا واحدًا للملف، بينما Metadata تصنيف “وصفي” يسمح بعرض نفس الملفات بطرق متعددة عبر Views. Metadata أفضل للبحث وللتقارير وللحوكمة.
🧩 السؤال 25: لماذا يُفضل Metadata على المجلدات؟
- بحث أسرع ونتائج أدق
- تنظيم مرن عبر Views متعددة
- تقليل المسارات الطويلة
- دعم الأتمتة والامتثال (تصنيف/احتفاظ)
🧩 السؤال 26: ما هي الأعمدة (Columns)؟
الأعمدة تضيف “وصفًا” للمحتوى مثل: نوع الوثيقة، الجهة، الحالة، التاريخ. الهدف: تسهيل التصفية، البحث، والتقارير بدل الاعتماد على اسم الملف فقط.
🧩 السؤال 27: ما هو Content Type؟
Content Type هو “قالب محتوى” يوحد الأعمدة وقالب الملف وسلوك المستند. مثال: “محضر اجتماع” له أعمدة محددة وقالب Word جاهز.
🧩 السؤال 28: ما هو Content Type Hub؟
Content Type Hub يسمح بنشر Content Types الموحدة عبر مواقع متعددة، لضمان توحيد التصنيف في المؤسسة.
🧩 السؤال 29: ما هو Managed Metadata؟
Managed Metadata (Term Store) هو قاموس تصنيفات مركزي يضمن أن الجميع يستخدم نفس المسميات (مثل أسماء الإدارات/التخصصات). هذا يقلل اختلافات الكتابة ويقوي البحث والتقارير.
🧩 السؤال 30: كيف تُستخدم Views في المكتبات؟
Views تعرض نفس المحتوى بطرق مختلفة (حسب القسم/الحالة/النوع). الفكرة: بدلاً من “مجلدات كثيرة”، اجعل الملفات في مكان واحد واظهرها بمناظير مختلفة.
🧭 SharePoint – File Management & Collaboration
يوفّر SharePoint ميزات قوية لإدارة الملفات والتعاون، لكن النجاح يعتمد على ضبط الإعدادات بطريقة صحيحة: مثل تفعيل الإصدارات، تنظيم المشاركة، وتجنب المزامنة العشوائية لمكتبات ضخمة.
🧩 السؤال 31: ما هو Versioning؟
Versioning يعني حفظ “تاريخ” الملف. كل تعديل يُنشئ نسخة يمكن الرجوع إليها. هذه الميزة تقلل خسارة العمل، وتساعد في التحقيق عند تعديل غير مقصود.
🧩 السؤال 32: ما الفرق بين Major و Minor Versions؟
Major = نسخة رسمية/نهائية (مثل 1.0، 2.0).
Minor = مسودة داخلية قبل الاعتماد (مثل 1.1، 1.2).
تُستخدم Minor عادة عندما يوجد مسار مراجعة/اعتماد قبل النشر.
🧩 السؤال 33: ما هو Check-in / Check-out؟
Check-out “يحجز” الملف لشخص واحد لمنع تعديلات الآخرين أثناء العمل، وCheck-in ينشر التعديلات ليتمكن الآخرون من رؤيتها/التعاون عليها.
🧩 السؤال 34: متى يُفضّل استخدام Check-out؟
يُفضّل عند المستندات الحساسة أو الرسمية التي لا تسمح بتعديل متزامن (مثل قرارات/عقود)، لكنه يضعف Co-authoring، لذلك لا يُنصح به كإعداد افتراضي لكل المكتبات.
- عند الحاجة لقفل الملف أثناء التحرير
- عند وجود مراجعات صارمة قبل النشر
🧩 السؤال 35: ما هو Co-authoring؟
Co-authoring يسمح لعدة مستخدمين بتحرير نفس ملف Office في نفس الوقت مع رؤية التعديلات مباشرة. هذه ميزة أساسية لفرق العمل وتقلل “نسخ البريد” وتضارب الملفات.
🧩 السؤال 36: ما متطلبات Co-authoring؟
- ملفات Office مدعومة (Word/Excel/PowerPoint)
- استخدام Modern Experience
- عدم فرض Check-out على المكتبة
- صلاحيات تسمح بالتحرير
🧩 السؤال 37: ما الفرق بين OneDrive و SharePoint؟
OneDrive مساحة شخصية “ملفات الموظف”.
SharePoint مساحة فريق/قسم/مشروع “ملفات مشتركة”.
القاعدة العملية: ملفات العمل الجماعي يجب أن تكون في SharePoint وليس في OneDrive.
🧩 السؤال 38: ماذا يعني Sync مع OneDrive؟
Sync ينسخ مكتبة SharePoint إلى جهاز المستخدم عبر تطبيق OneDrive ليعمل عليها محليًا. مفيد للعمل دون اتصال، لكنه يحتاج سياسة واضحة لتجنب تضخم المزامنة.
🧩 السؤال 39: ما مخاطر مزامنة مكتبات كبيرة؟
- بطء الجهاز وتأخر المزامنة
- تعارضات (Conflicts) عند التحرير من أكثر من جهاز
- مشاكل أسماء/مسارات طويلة
- زيادة طلبات الدعم (Sync Errors)
🧩 السؤال 40: ما الفرق بين Move و Copy للملفات؟
Move ينقل الملف غالبًا مع خصائصه (Metadata) ضمن نفس المنصة، ويُقلل تكرار المحتوى.
Copy ينشئ نسخة جديدة قد تحتاج ضبط Metadata وصلاحيات من جديد حسب المكان الجديد.
🧭 SharePoint – Permissions & Identity
الصلاحيات هي أكثر ما يسبب مشاكل في SharePoint: إما “فتح زائد” أو “تعقيد زائد”. القاعدة الذهبية: إدارة الصلاحيات عبر Groups، وتقليل كسر الوراثة، وتطبيق Least Privilege.
🧩 السؤال 41: كيف تعمل المصادقة في SharePoint Online؟
SharePoint Online يعتمد على Microsoft Entra ID لتسجيل الدخول (Single Sign-On غالبًا)، ثم يطبق الصلاحيات داخل SharePoint بناءً على عضوية المستخدم في المجموعات والأذونات.
🧩 السؤال 42: ما علاقة Entra ID بـ SharePoint؟
Entra ID هو مصدر الهوية (Users/Groups/Guests). SharePoint يستخدمه لمعرفة “من أنت” قبل تطبيق “ماذا يسمح لك”. كثير من سياسات الأمان مثل Conditional Access تكون في Entra وتنعكس على الوصول لـ SharePoint.
🧩 السؤال 43: ما الفرق بين User و Group؟
إضافة شخص واحد لصلاحية مباشرة تجعل الإدارة صعبة مع الوقت. أما Group فتجعل الإدارة سهلة: تضيف/تحذف أعضاء من المجموعة فقط.
🧩 السؤال 44: ما الفرق بين SharePoint Groups و Microsoft 365 Groups؟
SharePoint Groups محلية داخل الموقع (Visitors/Members/Owners).
Microsoft 365 Groups تمتد عبر خدمات متعددة (Teams/Planner/Outlook) وتستخدم لإدارة عضوية الفريق بشكل موحد.
🧩 السؤال 45: ما هي Owners و Members و Visitors؟
- Owners: إدارة الموقع والصلاحيات
- Members: تحرير المحتوى
- Visitors: قراءة فقط
أفضل ممارسة: اجعل عدد Owners محدودًا، وMembers حسب الحاجة، وVisitors للقراءة العامة داخل المؤسسة.
🧩 السؤال 46: ما هو Permission Inheritance؟
الوراثة تعني أن المكتبات/المجلدات/الملفات “ترث” صلاحيات الموقع الأعلى. هذا يبقي الإدارة سهلة: تغيّر في الأعلى ينعكس على الأسفل.
🧩 السؤال 47: متى تكسر Permission Inheritance؟
فقط عند وجود محتوى يحتاج عزلًا واضحًا (مثل ملفات مالية/قانونية) داخل نفس الموقع. الأفضل غالبًا إنشاء مكتبة مستقلة بصلاحيات واضحة بدل كسر صلاحيات آلاف الملفات.
🧩 السؤال 48: ما مخاطر كسر Inheritance بكثرة؟
- صعوبة التدقيق والمراجعة
- مخاطر “فتح محتوى حساس” بالخطأ
- زيادة تعقيد الدعم الفني
🧩 السؤال 49: ما هي Permission Levels؟
هي مستويات جاهزة تحدد العمليات المسموح بها (Read/Edit/Full Control…). الأفضل استخدام المستويات الافتراضية بدل إنشاء مستويات مخصصة بكثرة.
🧩 السؤال 50: ما معنى Least Privilege؟
إعطاء المستخدم أقل صلاحية تكفي لعمله فقط. هذا يقلل مخاطر الحذف/المشاركة غير المقصودة ويُحسن الأمان العام.
🧭 SharePoint – Sharing & Guests
مشاركة الملفات ميزة قوية، لكن يجب ضبطها بسياسات واضحة (نوع الرابط، مدة الصلاحية، منع إعادة المشاركة). الهدف: مشاركة آمنة ومنضبطة لا تسبب تسريبًا للبيانات.
🧩 السؤال 51: ما أنواع روابط المشاركة؟
SharePoint يوفر أنواع روابط حسب مستوى الأمان. كل نوع له سيناريو استخدام مناسب.
- Anyone: أي شخص لديه الرابط (الأعلى خطورة)
- People in your organization: داخل المؤسسة فقط
- Specific people: أشخاص محددون (الأعلى أمانًا للمشاركة الخارجية)
🧩 السؤال 52: الفرق بين Anyone و Specific people؟
Anyone قد يتداول الرابط دون تحكم قوي.
Specific people يربط الوصول بهوية محددة (حتى لو تم تسريب الرابط، لا يعمل لغيرهم).
🧩 السؤال 53: ما هو External Sharing؟
السماح بمشاركة محتوى SharePoint مع أشخاص خارج المؤسسة. يجب أن يكون جزءًا من سياسة المؤسسة (متى ولمَن).
🧩 السؤال 54: كيف تُدار المشاركة الخارجية على مستوى Tenant؟
من SharePoint Admin Center يتم تحديد “سقف المشاركة” (مسموح/ممنوع/قيود)، ثم يمكن تضييقها أكثر على مستوى Site أو مكتبة حسب الحاجة.
🧩 السؤال 55: ما هو Guest User؟
Guest هو مستخدم خارجي تتم إضافته لبيئة المؤسسة للوصول لمحتوى محدد. يجب إدارة الضيوف عبر مراجعة دورية وإزالة غير النشطين.
🧩 السؤال 56: الفرق بين Guest في Teams و SharePoint؟
Teams يوفر محادثات واجتماعات، وSharePoint يوفر تخزين المحتوى. غالبًا الضيف الذي يدخل Team يصل لملفات الفريق لأنها مخزنة في SharePoint.
🧩 السؤال 57: كيف تمنع إعادة مشاركة الروابط؟
عبر سياسات المشاركة يمكن تقليل قدرة الضيف على إعادة المشاركة، واستخدام “Specific people” بدل “Anyone”، وتحديد صلاحيات “View فقط” عند الحاجة.
🧩 السؤال 58: كيف تحدد تاريخ انتهاء رابط المشاركة؟
تفعيل Expiration يجعل الروابط تنتهي تلقائيًا. هذا مهم للمشاريع والمؤقتات (مراجعين/موردين).
🧩 السؤال 59: كيف تراجع الضيوف الحاليين؟
عبر Entra ID وتقارير Microsoft 365 يمكن مراجعة حسابات الضيوف ونشاطهم. الأفضل وجود مراجعة شهرية/ربع سنوية حسب حساسية البيانات.
🧩 السؤال 60: ماذا يحدث عند حذف Guest User؟
يتم إلغاء وصوله فورًا لأي محتوى كان لديه صلاحية عليه. هذا سبب مهم لتطبيق “إزالة ضيوف غير نشطين” كإجراء تشغيلي ثابت.
🧭 SharePoint – Search & Discovery
البحث قوي جدًا في SharePoint، لكنه يعتمد على تنظيم المحتوى (Metadata، أسماء واضحة، مواقع منظمة) وعلى الصلاحيات (المستخدم يرى ما يسمح له فقط).
🧩 السؤال 61: كيف يعمل البحث في SharePoint Online؟
SharePoint يقوم بفهرسة المحتوى (Indexing) ثم يعرض النتائج حسب الكلمات المفتاحية ووفق صلاحيات المستخدم. أي نتيجة لا تظهر عادة بسبب صلاحيات أو تأخر فهرسة أو تنظيم ضعيف.
🧩 السؤال 62: لماذا لا يظهر ملف في نتائج البحث؟
- لم تتم فهرسته بعد (تأخر طبيعي بعد الرفع/النقل)
- لا يملك المستخدم صلاحية عليه
- الملف ضمن موقع/مكتبة غير مفهرسة أو محجوبة بسياسة
🧩 السؤال 63: ما تأثير الصلاحيات على نتائج البحث؟
البحث يطبق Security Trimming: المستخدم لا يرى إلا ما لديه صلاحية للوصول إليه، حتى لو كان الملف موجودًا ويطابق الكلمات.
🧩 السؤال 64: كيف يحسّن Metadata نتائج البحث؟
Metadata تضيف “معنى” للمحتوى. بدل البحث بالاسم فقط، يمكنك التصفية حسب: قسم/نوع/حالة/تاريخ… وهذا يرفع جودة النتائج جدًا.
🧩 السؤال 65: ما الفرق بين Search و Filter؟
Search يبحث نصيًا في نطاق واسع، بينما Filter يعتمد على أعمدة وMetadata لتضييق النتائج بدقة داخل مكتبة/عرض.
🧩 السؤال 66: ما هو Microsoft Search؟
Microsoft Search هو تجربة بحث موحدة عبر Microsoft 365 (SharePoint، Teams، Outlook). المستخدم يبحث مرة واحدة ويجد محتوى من عدة خدمات حسب صلاحياته.
🧩 السؤال 67: متى تتأخر فهرسة المحتوى؟
- بعد نقل/رفع كميات كبيرة من الملفات
- بعد تغييرات كبيرة في الصلاحيات أو نقل مواقع
🧩 السؤال 68: ما أسباب بطء البحث؟
- محتوى غير مصنف أو أسماء عشوائية
- غياب Metadata
- تشتت المحتوى عبر مواقع كثيرة بلا Hub/هيكلة
🧩 السؤال 69: كيف تتحقق أن المحتوى مفهرس؟
ابحث عن اسم الملف/كلمة فريدة داخله بعد وقت من رفعه. إذا لم يظهر وتأكدت من الصلاحيات، غالبًا ما يزال ضمن دورة الفهرسة أو يوجد منع/استثناء.
🧩 السؤال 70: كيف تنظم المحتوى لتحسين البحث؟
- توحيد Naming Convention للأسماء
- استخدام Metadata وContent Types
- تقليل المجلدات العميقة وربط المواقع بـ Hub
🧭 SharePoint – Security, Compliance & Governance
الأمان والحوكمة هما ما يجعل SharePoint “منصة مؤسسية” وليس مجرد مشاركة ملفات. الهدف: تمكين العمل مع حماية البيانات وتقليل المخاطر القانونية والتنظيمية.
🧩 السؤال 71: ما المقصود بالحوكمة (Governance)؟
الحوكمة هي قواعد تشغيل SharePoint: من ينشئ مواقع؟ كيف تُسمى؟ من المالك؟ كيف تُدار الصلاحيات؟ متى يُؤرشف أو يُحذف موقع؟ بدون حوكمة ستحدث فوضى وصلاحيات عشوائية.
🧩 السؤال 72: ما هو Site Sprawl؟
Site Sprawl يعني “تكاثر المواقع” بلا تنظيم: مواقع كثيرة، ملاك غير معروفين، محتوى مكرر، وصلاحيات غير مضبوطة. نتيجته: ضعف البحث، صعوبة الإدارة، ومخاطر مشاركة.
🧩 السؤال 73: كيف تمنع Site Sprawl؟
- تحديد من يملك حق إنشاء المواقع (أو إنشاء عبر طلب/اعتماد)
- قوالب مواقع جاهزة (Templates) حسب نوع الاستخدام
- مراجعة دورية للمواقع غير النشطة أو بلا مالك
🧩 السؤال 74: ما هي Naming Convention للمواقع؟
قاعدة توحيد أسماء المواقع لتسهيل الإدارة والبحث.
مثال: DEPT-HR-Policies أو COL-ENG-Projects.
التوحيد يقلل التشابه والازدواجية.
🧩 السؤال 75: لماذا يجب وجود Owner لكل Site؟
لأن الـ Owner مسؤول عن الصلاحيات والمحتوى والمشاركة. بدون Owner تصبح المواقع “مهجورة” ويصعب ضبط الوصول أو تنظيف المحتوى.
🧩 السؤال 76: ما هي Sensitivity Labels؟
تصنيف للمحتوى مثل (عام/داخلي/سري) ويمكن ربطه بسياسات حماية: منع المشاركة الخارجية، أو تقييد الوصول، أو تطبيق تشفير حسب سياسة المؤسسة.
🧩 السؤال 77: ما هي DLP Policies؟
DLP تمنع تسريب البيانات الحساسة (مثل أرقام هوية/بيانات مالية) عبر اكتشافها في الملفات أو المشاركات ثم منع المشاركة أو طلب تبرير أو إرسال تنبيه حسب السياسة.
🧩 السؤال 78: الفرق بين Retention Policy و Retention Label؟
Retention Policy تُطبق على نطاق واسع (مواقع/مستخدمين).
Retention Label تُطبق على محتوى محدد (مكتبة/ملف/نوع وثيقة) لسيناريوهات السجلات والامتثال.
🧩 السؤال 79: كيف تمنع مشاركة ملفات حساسة؟
- تقييد المشاركة الخارجية على مواقع محددة فقط
- استخدام Sensitivity Labels لتطبيق قيود تلقائية
- استخدام DLP لمنع تسريب البيانات الحساسة
🧩 السؤال 80: كيف تراجع الأنشطة (Audit) في SharePoint؟
عبر Microsoft Purview يمكن مراجعة نشاطات مثل: فتح ملف، تنزيل، تعديل، مشاركة، حذف. مهم للتحقيقات الأمنية ومراجعات الامتثال.
🧭 SharePoint – Administration & Operations
تشغيل SharePoint في مؤسسة كبيرة يتطلب إجراءات ثابتة: مراقبة التخزين، مراجعة المشاركة، حل مشاكل الصلاحيات، وتنظيم إنشاء المواقع وتعيين الملاك وتطبيق سياسات الحوكمة.
🧩 السؤال 81: ما هو SharePoint Admin Center؟
لوحة إدارة SharePoint Online: إعدادات المشاركة، المواقع، التخزين، الوصول، وسياسات التحكم الأساسية على مستوى Tenant.
🧩 السؤال 82: الفرق بين SharePoint Admin Center و Microsoft 365 Admin Center؟
Microsoft 365 Admin Center لإدارة الحسابات والتراخيص والخدمات العامة، بينما SharePoint Admin Center يركز على إعدادات SharePoint والمواقع والمشاركة والتخزين.
🧩 السؤال 83: كيف تُنشئ Site من مركز الإدارة؟
يمكنك إنشاء Site وتحديد نوعها (Team/Communication) واسمها ومالكها وإعدادات المشاركة. الأفضل أن تكون العملية عبر سياسة (Templates + Naming + Owner).
🧩 السؤال 84: كيف تحذف Site؟
الحذف يتم من مركز الإدارة، وغالبًا توجد مرحلة استرجاع (Recycle Bin) قبل الإزالة النهائية. يجب وجود إجراء إداري للحذف يمنع حذف مواقع مهمة بالخطأ.
🧩 السؤال 85: كيف تُدير التخزين لكل Site؟
عبر Storage Quota: إما تلقائي حسب السياسة أو يدوي حسب أهمية الموقع. مراقبة التخزين مهمة لمنع مفاجآت امتلاء المساحات وتوقف العمل.
🧩 السؤال 86: كيف تتعامل مع Site بدون Owner؟
يتم تعيين Owner جديد فورًا (عادة مدير القسم أو بديل رسمي). وجود مالك شرط أساسي لاستمرارية إدارة الصلاحيات والمحتوى.
🧩 السؤال 87: ما دور SharePoint Admin؟
- ضبط سياسات المشاركة والوصول
- إدارة المواقع والتخزين
- مساندة الملاك في نماذج الصلاحيات
- تشغيل ومراقبة الخدمة وتقاريرها
🧩 السؤال 88: كيف تُدار طلبات الصلاحيات؟
الأفضل أن تكون عبر Owners للموقع (لأنهم يعرفون فريقهم)، مع نموذج واضح: “سبب الطلب + مدة الوصول + نوع الصلاحية”. في المؤسسات الكبيرة قد يتم ذلك عبر Workflow/Power Automate.
🧩 السؤال 89: ما أهم مهام الإدارة اليومية؟
- مراجعة المشاركات الخارجية والروابط العامة
- متابعة مواقع بلا مالك أو مواقع خاملة
- حل مشاكل OneDrive Sync والصلاحيات
- متابعة البلاغات الأمنية/الامتثال عند الحاجة
🧩 السؤال 90: ما أهم التقارير التي تراجعها؟
تقارير الاستخدام (نشاط/زيارات)، التخزين، المشاركة الخارجية، وأي تقارير تدقيق/أمن (Audit). الهدف: اكتشاف المشاكل قبل أن تتحول إلى حوادث.
🧭 SharePoint – Performance, Limits & Common Issues
كثير من مشاكل الأداء في SharePoint Online سببها تصميم سيئ: مجلدات ضخمة، غياب Metadata، أو كسر صلاحيات على مستوى العناصر. التعامل الصحيح هو تحسين التنظيم قبل البحث عن حلول “تقنية” فقط.
🧩 السؤال 91: ما أهم Limits في SharePoint Online؟
توجد حدود تصميمية تؤثر عمليًا مثل: طريقة عرض القوائم/المكتبات، المسارات الطويلة، وتعقيد الصلاحيات. الهدف ليس حفظ الأرقام، بل فهم أثرها على التنظيم.
- عدد العناصر في View (يؤثر على الأداء والتصفح)
- طول مسار الملفات/الأسماء (يسبب مشاكل Sync/رفع)
- كثرة Unique Permissions (تعقيد وإدارة صعبة)
🧩 السؤال 92: ما معنى Throttling؟
Throttling يعني أن الخدمة قد تقيّد مؤقتًا الطلبات الكثيفة (مثل عمليات نقل ضخمة/تكاملات API) لحماية المنصة ومنع تأثيرها على بقية المستخدمين.
🧩 السؤال 93: ما أسباب بطء Site أو Library؟
- عدد كبير جدًا من الملفات في نفس المستوى
- Views غير مفلترة وغياب Metadata
- صفحات مليئة بـ Web Parts كثيرة/ثقيلة
🧩 السؤال 94: كيف تحسن أداء Library كبيرة؟
- استخدم Metadata بدل تكديس الملفات في مجلدات ضخمة
- أنشئ Views مفلترة (حسب قسم/سنة/حالة)
- قسّم المحتوى منطقيًا (مكتبات متعددة عند الحاجة)
🧩 السؤال 95: ما أثر Unique Permissions على الأداء؟
عندما تختلف صلاحيات كل ملف/عنصر، يصبح التدقيق صعبًا وقد تتأثر سرعة التحقق من الوصول. الأفضل عزل المحتوى الحساس في مكتبة أو موقع بصلاحيات واضحة بدل كسر صلاحيات آلاف العناصر.
🧩 السؤال 96: ما أسباب مشاكل OneDrive Sync؟
- مكتبات ضخمة جدًا أو ملفات كثيرة جدًا
- أسماء ملفات غير مدعومة أو مسارات طويلة
- تعارضات بسبب تحرير من أكثر من مكان
🧩 السؤال 97: كيف تتعامل مع مسارات الملفات الطويلة؟
الحل العملي: قلّل عمق المجلدات، قصّر أسماء الملفات، واستخدم Metadata + Views بدل مسارات طويلة. هذا يحسن Sync ويقلل أخطاء الرفع.
🧩 السؤال 98: كيف تتحقق من Effective Permissions؟
من إعدادات الأذونات في SharePoint يمكن فحص “الصلاحية الفعلية” لمستخدم معين. هذا مهم عندما يقول المستخدم “أنا في المجموعة لكن لا أرى الملف”.
🧩 السؤال 99: ما أكثر الأخطاء الشائعة في SharePoint؟
- استخدام SharePoint كأنه File Server فقط
- كسر الصلاحيات بكثرة على مستوى الملفات
- فتح المشاركة الخارجية بلا ضوابط
- غياب الحوكمة والملاك
🧩 السؤال 100: ما أفضل ممارسات SharePoint في مؤسسة كبيرة؟
- حوكمة واضحة (من ينشئ/من يملك/متى يُؤرشف)
- تصميم Information Architecture (Sites/Hubs) منطقي
- إدارة الصلاحيات عبر Groups وليس أفراد
- اعتماد Modern + تدريب المستخدمين
- استخدام Metadata وContent Types قدر الإمكان
خلاصة عملية: SharePoint ينجح عندما يتم التعامل معه كمنصة محتوى مؤسسية، وليس كـ “مجلدات” فقط. التنظيم والحوكمة يسبقون الإعدادات التقنية.